Questions et réponses concernant les modifications et extensions d’autorisations HAM

Les informations les plus importantes figurent dans le Guide complémentaire Modifications et extensions d’autorisations HAM, dans le Guide complémentaire Exigences formelles (en particulier le chapitre 3.12) et dans le formulaire Modifications et extensions d’autorisations HAM, qui sont disponibles sur le site Internet de Swissmedic.

En cas d’erreur concernant le type de modification soumis, Swissmedic en informe le requérant au moyen d’une décision incidente ; le requérant doit alors corriger l’erreur en question en soumettant le type de modification approprié. Si la modification ne peut pas être acceptée/approuvée, il est dans de rares cas possible que l’annulation de la modification déjà mise en œuvre soit requise.

Les modifications de type IA_IN doivent être notifiées à Swissmedic 1 mois au maximum après leur mise en œuvre.

Ces cas donnent lieu à une décision incidente. La notification doit alors être effectuée à titre de modification de type IB. Si on constate que le délai a été dépassé avant même le dépôt de la demande de modification de type IA ou IA_IN, il convient de déposer d’emblée une demande de modification de type IB. Dans ce cas, les délais et émoluments applicables correspondent aux exigences relatives aux modifications de type IB.

Oui. Une modification de type IA/IA_IN est définie comme une « modification mineure soumise à notification a posteriori » (art. 21 OMéd). Les modifications de ce type doivent déjà être mises en œuvre au moment de leur notification. Leur date de mise en œuvre, qui doit être impérativement indiquée dans le formulaire Modifications et extensions d’autorisations HAM, doit être antérieure à la date de la demande de modification présentée.

Les modifications de type IA ou IA_IN incluses dans une demande multiple qui comprend également des modifications d’autres types (type IB, type II ou extensions d’indications) font exception à cette règle. Dans ce cas, la mise en œuvre peut avoir lieu seulement après l’approbation des modifications comprises dans la demande multiple et il n’est pas obligatoire d’indiquer une date de mise en œuvre.

Si la modification de type IA/IA_IN comprise dans la demande multiple a toutefois déjà été mise en œuvre, nous demandons au requérant de préciser également la date de mise en œuvre.

Les cas dans lesquels des prescriptions contraires concernant l’obligation d’indiquer la date de mise en œuvre (obligation non applicable pour les modifications E.101 ou le DPP, p. ex.) peuvent s’appliquer sont précisés dans le formulaire Modifications et extensions d’autorisations HAM.

Swissmedic se base sur la définition donnée par l’EMA dans ses Questions et réponses.
Mise en œuvre d’une modification de type IA/IA_IN relative à la qualité : date à laquelle l’entreprise intègre la modification dans son système d’assurance-qualité. Pour la Suisse, il est alors pertinent de retenir la date de mise en œuvre dans le système d’assurance-qualité spécifique à la Suisse.
Mise en œuvre d’une modification de type IA/IA_IN relative aux textes de l’information sur le médicament et/ou d’emballage : date de libération / d’approbation interne de la version révisée des textes de l’information sur le médicament et/ou d’emballage. Dans ce cas, la date à retenir pour la Suisse est aussi celle de la libération spécifique à la Suisse.
La date de mise en œuvre doit être indiquée au format suivant : JJ.MM.AAAA.

Si ce type de regroupement est théoriquement possible dans le cadre d’une demande multiple, il convient de s’interroger sur le bien-fondé d’un tel dépôt. Swissmedic recommande de ne déposer des demandes de ce type sous forme de demande multiple que si leur contenu présente un lien.

Oui. Si les conditions correspondantes sont remplies, les modifications de type IA concernant un médicament peuvent être soumises collectivement dans le cadre d’une demande multiple.

Pour les modifications de type IA/IA_IN impliquant une modification des textes de l’information sur le médicament, il convient, le cas échéant, d’adapter la date de mise à jour de l’information (mois/année) selon la date de mise en œuvre, compte tenu des prescriptions énoncées au chapitre 2.20 et à l’annexe 1 du Guide complémentaire Information sur le médicament pour les médicaments à usage humain.
N. B. : les prescriptions éventuelles du Guide complémentaire Information sur le médicament pour les médicaments à usage humain (chapitre 2.20 / annexe 1) peuvent déroger à la prescription susmentionnée (p. ex. la prescription selon laquelle il n’y a pas lieu de modifier la date de mise à jour de l’information).

Pour les modifications de type IB impliquant une modification des textes de l’information sur le médicament, il convient, le cas échéant, d’adapter la date de mise à jour de l’information en indiquant le mois / l’année du dépôt de la demande, compte tenu des prescriptions énoncées au chapitre 2.20 et à l’annexe 1 du Guide complémentaire Information sur le médicament pour les médicaments à usage humain.

N. B.: les prescriptions éventuelles du Guide complémentaire Information sur le médicament pour les médicaments à usage humain (chapitre 2.20 / annexe 1) peuvent déroger à la prescription susmentionnée (p. ex. la prescription selon laquelle il n’y a pas lieu de modifier la date de mise à jour de l’information).

Qu’il s’agisse de modifications de type IA/IA_IN ou IB, il est impossible de prolonger le délai pour les entreprises à qui Swissmedic demande des améliorations. Pour ces deux types de modification, le délai maximal accordé pour l’apport d’améliorations est de 30 jours civils.

Le terme « Annual Report » n’est pas reconnu en Suisse. Toutefois, le titulaire de l’autorisation peut accumuler toutes les modifications de type IA qui concernent un médicament et les soumettre une fois par an. Il peut, mais ce n’est pas obligatoire en Suisse. Les modifications de type IA peuvent aussi être envoyées en continu, c’est-à-dire « non groupées ». En cas de regroupement des modifications sur une année (« Annual Report »), l’important est que la date de mise en œuvre de la modification de type IA « la plus ancienne » ne remonte pas à plus de 12 mois avant la date de notification (voir également la question 1.8 et la réponse correspondante).

Le requérant doit déposer un formulaire composé de la partie administrative (chapitres 1 à 7) plus la modification revendiquée (p. ex. Q.II.b.1.a « Site de conditionnement secondaire »). Dans la partie administrative, le tableau du chapitre 1 (Informations de base) doit être dupliqué et rempli en plusieurs exemplaires selon le nombre de médicaments / numéros d’autorisation concernés.

S’agissant de la catégorie « Autre modification », Swissmedic prend en considération la liste publiée par le CMDh sous le titre « CMDh Recommendation for classification of unforeseen variations according to Article 5 of Commission Regulation (EC) No 1234/2008 ».

Si le requérant n’a pas besoin de présenter d’autres informations ou justifications en plus de celles déjà fournies dans le formulaire Modifications et extensions d’autorisations HAM, Swissmedic n’exige aucune lettre d’accompagnement pour les demandes de modifications de type IA, IA_IN ou IB.

Oui, les textes relatifs aux médicaments en co-marketing ne doivent être adaptés à l’OEMéd révisée (déclaration complète) que lorsque les adaptations correspondantes ont été mises en œuvre pour la préparation de base.

Que ce soit pour le formulaire Modifications et extensions d’autorisations HAM ou pour le formulaire Nouvelle autorisation de médicaments à usage humain, le nom du fichier eCTD doit commencer par 1.2.1 ch-foapplvar-. Il appartient au requérant de choisir ensuite un nom de fichier pertinent pour la partie variable, en veillant à ce qu’il ne soit pas trop long.

Si vous avez reçu une décision incidente à la suite d’irrégularités formelles ou liées au contenu et que vous y avez répondu dans un délai de 30 jours, vous devez attendre 60 jours à compter de la date de l’accusé de réception / Acceptance of delivery (pour les utilisateurs du portail) pour recevoir une réponse. Passé ce délai, vous pourrez considérer que la modification est acceptée/approuvée.

Le requérant peut renoncer à fournir le curriculum vitae des experts pour les modifications de type IA/IA_IN.

Si la modification de type IB n’implique aucune modification du contenu du module 2 existant, il n’est pas nécessaire de fournir un module 2, ni un module 1.4.1

Non. En cas de demande multiple, toutes les données et les modifications revendiquées doivent être soumises dans un seul fichier pdf.

Comme c’était le cas jusqu’à présent – et c’est aussi le cas pour les autres demandes (demandes de renouvellement, p. ex.) –, vous ne devez pas soumettre un formulaire pour chaque dosage du médicament, mais un formulaire par médicament / numéro d’autorisation.

Non. Les modifications de type E.109 ne peuvent être soumises ni dans le cadre d’une demande groupée, ni dans le cadre d’une demande groupée multiple, car elles ne satisfont pas aux prescriptions de l’art. 22b OEMéd applicables aux demandes groupées.

Les demandes de modifications soumises dans le cadre d’une demande de nouvelle autorisation en cours ne sont pas enregistrées comme des demandes séparées, mais intégrées à l’examen en cours de la demande de nouvelle autorisation. Le dépôt de documents supplémentaires pendant le traitement d’une demande ou la soumission d’une modification alors qu’une procédure de nouvelle autorisation est en cours peut entraîner un report de délai et, le cas échéant, un supplément d’émoluments (voir Guide complémentaire Délais applicables aux demandes d’autorisation, chapitre 1.1, « Report de délai »).

Toutes les modifications d’une demande multiple sont clôturées en même temps. Si des améliorations sont uniquement nécessaires pour certaines modifications de la demande multiple, le délai de traitement global s’allonge donc pour toutes les modifications revendiquées dans le cadre de la demande multiple.

Non, les demandes de modifications traitées dans le cadre d’une PRA ou d’une PAP ne peuvent pas être intégrées dans une demande multiple.

L’envoi du formulaire Renseignements concernant les fabricants n’est nécessaire pour ce type de demande que si l’entreprise assurant le conditionnement secondaire change.

Non. On se référera au Guide complémentaire Modifications et extensions d’autorisations HAM, chapitre 9.1, Z.4. Dans ce cas, il convient de déposer une demande d’extension d’autorisation de mise sur le marché Z. 2. d) Modification ou ajout d’une forme pharmaceutique, étant donné que le nouveau contenant est considéré comme une nouvelle forme pharmaceutique.

Swissmedic entend par jeu de documents complet l’ensemble du cycle de vie de la préparation de base, c.-à-d. tous les documents soumis dans l’ordre chronologique depuis la demande de première autorisation de la préparation de base.

Plutôt que de transmettre le jeu de documents complet, il est également possible, si le titulaire de l’autorisation de la préparation de base a donné son consentement, de ne soumettre que la documentation approuvée au moment en question (modules 2 à 5) et les formulaires du module 1 qu’il convient éventuellement d’adapter (cf. Guide complémentaire Exigences formelles, ch. 3.11.2.).

Le titulaire de la préparation de base doit remettre à Swissmedic, qui agit en qualité d’autorité en charge des autorisations, une déclaration de consentement formulée de manière pertinente indiquant qu’il met à disposition la documentation scientifique sur la préparation. Exemple : « Le titulaire de l’autorisation de la préparation de base […] donne à Swissmedic son accord pour que sa documentation scientifique sur la préparation de base […] soit versée au dossier dans le cadre de la procédure de conversion de l’autorisation du médicament en co-marketing […] en une autorisation ordinaire ».

Non, vous ne pouvez soumettre une demande de modification E.3 que lorsque le code ATC a été ajouté dans l’index final de l’OMS. Swissmedic n’entrera pas en matière sur les demandes qui sont introduites trop tôt.

Quelle que soit sa date de mise en œuvre, toute modification de type IA ou IA_IN doit être notifiée en utilisant le nouveau formulaire et le numéro de modification correspondant à partir du 1^er février 2026. En cas de doute, vous devez cocher la case correspondant à la modification z) – p. ex. Q.z, de type IA – et ajouter une description et le numéro de modification valable à la date de la mise en œuvre.

Non, toute demande de modification E.109 doit être soumise séparément.

Non. La modification E.109 vaut uniquement pour la mise en œuvre des nouvelles exigences au sens de l’OEMéd révisée. Vous avez la possibilité de présenter une demande multiple dans laquelle vous regrouperez la modification E.109 avec d’autres modifications portant sur le médicament en question. Toutefois, les modifications influant sur la sécurité ne peuvent pas être intégrées dans une demande multiple.

Non. Une modification du graphisme de l’emballage correspond à une modification E.100 (Modification des textes d’information sur le médicament et/ou d’emballage sans présentation de données scientifiques) et ne peut pas être traitée dans le cadre d’une demande de modification E.102, puisque celle-ci vaut uniquement pour la taille d’emballage supplémentaire. C’est pourquoi vous devez présenter une demande multiple (E.100 et E.102).

La mise en œuvre de la déclaration complète pour les médicaments en co-marketing ne doit pas être soumise de manière indépendante, mais en tant que modification E.101.

Selon l’exposé des faits, il s’agit d’une modification réglementaire E.4 : « Changement de raison sociale et/ou d’adresse pour un titulaire d’autorisation, un titulaire de DMF / d’ASMF, un site de stockage de la banque de cellules primaires et/ou une banque de cellules de travail, un site de fabrication d’un principe actif, d’un produit intermédiaire ou d’un produit fini, un site de conditionnement primaire et/ou secondaire, un fabricant responsable de la libération des lots, un site de contrôle de la qualité et/ou un fournisseur d’un élément de conditionnement, d’une composante dispositif médical, d’une matière première, d’un réactif et/ou d’un excipient (s’il apparaît dans la documentation d’autorisation) », type IA_IN ou IA selon que les libérations de lots sont assurées par le fabricant concerné ou non.

Il n’est pas nécessaire de présenter une demande de modification E.100 distincte si les textes de l’information sur le médicament et/ou d’emballage sont adaptés dans le cadre de ce changement. Une demande de modification E.4 doit être soumise pour chaque médicament concerné.

Nous estimons que la soumission d’une demande de modification E.100 est inutile dans ce cas. Une demande de modification E.4 est suffisante.

Oui, la suppression d’un fabricant dans plusieurs rubriques du formulaire Renseignements concernant les fabricants peut être notifiée en tant que modification E.5 (type IA).

Il convient alors de prendre garde à la formulation (singulier ou pluriel) de la modification dans le formulaire Modifications et extensions d’autorisations HAM. Dans le cas présent, la modification doit être libellée comme suit : « suppression de sites... » (pluriel)

Les adaptations d’un médicament en co-marketing à sa préparation de base doivent être notifiées à Swissmedic en tant que modification réglementaire E.101.

Si ces adaptations s’accompagnent d’un changement du code d’emballage ou si toutes les conditions applicables ne sont pas remplies, il s’agit d’une modification de type IB ou d’une modification de type IA_IN. Dans les deux cas, les modifications du médicament en co-marketing doivent être notifiées à Swissmedic dans un délai de 30 jours après approbation des modifications correspondantes pour la préparation de base.

Étant donné que les modifications nécessaires pour le médicament en co-marketing doivent être mises en œuvre en même temps que celles applicables à la préparation de base et qu’il est rare que la mise en œuvre ait lieu dans le délai de 30 jours susmentionné, Swissmedic n’exige aucune date de mise en œuvre pour les modifications E.101 b) (type IA_IN).

Les échantillons doivent être notifiés à Swissmedic au moyen du formulaire Modifications et extensions d’autorisations HAM (modification réglementaire : E.102).

La partie publicitaire des échantillons est uniquement contrôlée lorsqu’une autorisation de publicité doit être obtenue (groupes sensibles : laxatifs, anorexigènes, analgésiques, sédatifs et somnifères avec un potentiel d’abus ou de dépendance). Le requérant doit déposer une demande d’autorisation de l’échantillon selon la procédure ordinaire, et la partie publicitaire doit être conforme aux dispositions de la législation sur les produits thérapeutiques.

Swissmedic ne contrôlant pas la partie publicitaire (sauf dans les cas exceptionnels susmentionnés), il n’est pas nécessaire de nous soumettre une modification tant qu’il ne s’agit pas d’une préparation soumise à contrôle préalable. Les dispositions de la législation sur les produits thérapeutiques doivent être respectées (responsabilité propre du titulaire de l’autorisation).

La modification E.110 est mentionnée dans l’annexe 7 OEMéd. Toutefois, aucune modification E.110 ne doit être notifiée séparément par les titulaires d’autorisation. Ce type de modification est déclenché par Swissmedic dans le cadre d’une demande de modification de l’autorisation d’exploitation en conséquence (changement du nom ou du domicile). C’est pourquoi la rubrique E.110 n’apparait pas dans le formulaire Modifications et extensions d’autorisations HAM.

Non, la modification susmentionnée doit être présentée en tant que modification C.2 a). La demande sera classée en tant que modification de type IA_IN ou de type IB selon que les critères énoncés dans le formulaire peuvent être remplis ou non.

Il s’agit d’une modification C.2 a) (type IA_IN ou IB).

Non, déposer une seule demande n’est pas suffisant. Lorsqu’une demande multiple a été déposée pour la préparation de base, toutes les modifications revendiquées dans cette demande multiple doivent faire l’objet d’une demande pour le médicament en co-marketing (le nombre de modifications revendiquées devant être identique).

Oui, dans la mesure où ces modifications concrètes sont traitées dans un rapport d’évaluation (Assessment Report, AR) de l’autorité de référence. En cas de demandes multiples, toutes les modifications y figurant doivent être présentées au sein du même AR.

Non, la mise en œuvre des adaptations applicables au médicament en co-marketing ne pourra être soumise que lorsque la modification correspondante aura été approuvée pour la préparation de base.

À l’issue de la période d’exclusivité des données accordée pour la préparation de référence, le titulaire de l’autorisation du biosimilaire doit soumettre une modification C.2 pour ce dernier. Si cette modification comprend des données supplémentaires qui sont nouvelles (données relatives à la comparabilité, résultats d’études cliniques, etc.), il convient de revendiquer une modification C.2 b) de type II. Toutefois, si l’extrapolation est fondée sur une prise de position scientifique qui indique explicitement les raisons pour lesquelles il n’est pas nécessaire de collecter des données cliniques supplémentaires pour le biosimilaire, il faut présenter une demande de modification C.2 a) de type IB.

Non, lorsque l’échantillon correspond au plus petit conditionnement autorisé, il est de la responsabilité du titulaire de l’autorisation de l’étiqueter correctement. Swissmedic n’entrera pas en matière sur une demande E.102 soumise pour un tel échantillon.

La modification E.102 de type IB peut être utilisée pour soumettre des demandes d’ajout d’un nouveau conditionnement ou de conversion d’un conditionnement de 5 ampoules en conditionnement de 10 ampoules, par exemple (c’est-à-dire que l’emballage de 10 remplace l’emballage de 5). Dans ce cadre, il convient de noter que chaque nouvel emballage ainsi que chaque emballage modifié doit faire l’objet d’une demande E.102 distincte. Il est possible de soumettre plusieurs modifications sous forme de demande multiple.

Oui, il est possible de n’autoriser pour l’exportation que certains dosages. Néanmoins, il faut garantir que les présentations restantes du produit bénéficiant de l’autorisation principale correspondent aux instructions posologiques et à la durée de traitement qui figurent dans l’information professionnelle, et que les autres dosages permettent de respecter les instructions posologiques.

Pour les demandes parvenant à Swissmedic à partir du 1er juin 2024, de nouvelles règles d’attribution des codes d’emballage s’appliquent. Ces règles ont été simplifiées de sorte que Swissmedic octroiera nettement moins de nouveaux codes à l’avenir. Ainsi, aucun nouveau code d’emballage ne sera attribué à l’avenir dans les cas suivants :

a)    Passage d’une autorisation d’exportation à une autorisation principale

b)    Modification(s) apportée(s) à la composante dispositif médical pour les dispositifs de combinaison

c)     Nouveaux excipients ou modification de la composition de l’excipient

d)    Changement de la catégorie de remise

e)    Modification des spécifications d’une préparation végétale soumise à déclaration

f)      Modification du contenu de l’emballage (p. ex., suppression du récipient contenant le solvant ou le diluant)

g)    Reclassification de principes actifs en excipients ou suppression de principes actifs

La demande de modification de type IB de la taille d’emballage visant à passer de 10 à 20 comprimés s’accompagne de la suppression avec effet immédiat de la boîte de 10. Il n’est donc plus possible d’écouler les stocks de cette taille d’emballage-là. En l’espèce, pour pouvoir distribuer la boîte de 10 jusqu’à écoulement des stocks, il faudrait déposer une demande E.102 de type IB pour la nouvelle taille d’emballage de 20 comprimés et ne solliciter la suppression de la taille d’emballage de 10 comprimés que le moment venu, au moyen d’une demande E.103 de type IA.

Non. La modification de la langue de soumission de l’information sur le médicament doit être sollicitée une fois, au moyen d’une demande E.100 de type IB. De plus, le requérant doit fournir une attestation confirmant que la nouvelle version linguistique fournie correspond à la version actuellement approuvée.

Pour les demandes de modifications qui ont été approuvées par l’EMA selon l’« ancienne » liste mais qui ne nous sont soumises qu’après le 1^er février 2026 et qui entrent dans le cadre de la procédure en application de l’art 13 LPTh, l’entreprise doit joindre à la demande le nouveau formulaire Modifications et extensions d’autorisations HAM. La décision de l’EMA sera acceptée. Il importe peu de savoir quel type de modification (p. ex. B.II.b.1.c) a été envoyé à l’EMA et approuvé par elle, ce qui compte, c’est le rapport d’évaluation que l’EMA a établi sur cette modification. Par contre, l’entreprise doit cocher le bon numéro de modification sur le nouveau formulaire de Swissmedic (p. ex. Q.II.b.1.c).

Il convient de toujours prendre garde à la formulation (singulier ou pluriel) de la modification dans le formulaire Modifications et extensions d’autorisations HAM. En cas de présentation d’un certificat de conformité à la Pharmacopée européenne, nouveau ou actualisé, il convient de déposer une modification par CEP. En cas de suppression d’un certificat de conformité à la Pharmacopée européenne, il est possible de regrouper plusieurs suppressions dans une demande.

Dérogation : pour les certificats EST de conformité à la Pharmacopée européenne pour un excipient (gélatine, p. ex.), plusieurs CEP peuvent être revendiqués sous le même numéro de modification (Q.III.1.b.2 ou Q.III.1.b.3).

Non. Chaque PACMP doit être notifié en tant que modification Q.II.g.2 et le modèle de modification Q.II.g.2 doit être dupliqué en plusieurs exemplaires selon le nombre de PACMP soumis.

Non. Un modèle Q.II.b.1 doit être rempli pour chaque modification (trois fois le modèle Q.II.b.1). Les trois modifications (site de conditionnement secondaire [Q.II.b.1.a], site de conditionnement primaire [Q.II.b.1.b] et nouveau site de fabrication pour le produit fini [Q.II.b.1.e]) ne doivent pas être cochées sur un seul et même modèle.

Nous attendons que la copie des spécifications approuvées relatives à la libération et à la péremption soit insérée dans le module 1, sous « additional data ».

Votre produit est un produit de combinaison intégral. Nous vous prions de nous faire parvenir la demande de modification mentionnée au titre d’une demande Q.IV.2.z, « Autre modification » (de type IB). Veuillez noter que, conformément au nouveau RDM, il faut nous envoyer pour les produits de combinaison intégraux intégrant une composante dispositif médical d’une classe supérieure à la classe I, un avis de l’organisme notifié (Notified Body Opinion ; voir aussi le chiffre 2.5.15 du Guide complémentaire Exigences formelles ainsi que les informations sur les produits de combinaison publiées sur le site web de Swissmedic sur la page : Informations).

Le changement de raison sociale des fournisseurs d’emballages primaires doit être notifié en tant que modification Q.II.e.7.z (type IA).

Pour un changement dans la libération des lots, le point Q.II.b.2.c) comprend des sous-rubriques 1., 2. et 3. qui commencent par « Ajout ou remplacement d’un site responsable de la libération des lots ». Le terme « remplacement » signifie que la suppression de l’ancien fournisseur et la notification du nouveau peuvent se faire en même temps.

L’ajout d’un site de fabrication supplémentaire pour les conditionnements primaire et secondaire constitue deux modifications : Q.II.b.1.a) et Q.II.b.1.b)

Il convient de distinguer s’il s’agit de l’établissement d’une nouvelle banque de cellules primaires (MCB) ou d’une nouvelle banque de cellules de travail (WCB).

a) Établissement d’une nouvelle MCB : type II, Q.I.a.2.b)

b) Établissement d’une nouvelle WCB (dans la mesure où la modification intervient sans protocole déjà approuvé) : type IB, Q.I.a.2.a)

c) Établissement d’une nouvelle WCB (dans la mesure où un protocole approuvé est fourni dans le module 3) : aucune demande.

d) Établissement d’une nouvelle WCB et d’un protocole : type II, Q.I.a.2.b)

Une modification peut être notifiée en tant qu’« autre modification » lorsqu’elle n’apparaît pas dans la liste de l’annexe 7 OEMéd (Liste des modifications au sens des art. 21 à 24 OMéd). Par défaut, les modifications de la catégorie « Autre modification » sont considérées comme des modifications mineures de type IB. S’il s’agit d’une modification plus importante, Swissmedic ou le titulaire de l’autorisation peuvent la qualifier de modification de type II.

Swissmedic prend également en considération la liste publiée par le CMDh sous le titre « CMDh Recommendation for classification of unforeseen variations according to Article 5 of Commission Regulation (EC) No 1234/2008 » pour la classification des « autres modifications ». Par conséquent, une « autre modification » ne peut être notifiée en tant que modification de type IA ou IA_IN qu’à la condition qu’elle soit également classée ainsi dans la liste publiée par le CMDh. La demande présentée doit faire référence à la « CMDh Recommendation for classification of unforeseen variations according to Article 5 of Commission Regulation (EC) No 1234/2008 » et au numéro de la modification (variation) correspondante dans l’UE et indiquer la date correspondant au champ « Date issued ».

L’utilisation d’un nouveau stock de virus de travail qui a été qualifié conformément à un protocole approuvé ne doit pas être notifiée à Swissmedic.

La mise à jour annuelle d’un vaccin saisonnier autorisé contre la grippe doit être soumise à titre de modification Q.I.a.5 Changements dans le principe actif d’un vaccin saisonnier, prépandémique ou pandémique contre la grippe humaine (type II). Les documents correspondants doivent être mis à la disposition de Swissmedic aussi rapidement que possible. La procédure à appliquer est analogue à celle valable jusqu’à présent. Dans la mesure du possible, la demande est traitée de manière prioritaire.

Attention : une telle modification ne peut pas faire partie d’une demande multiple. La mise à jour annuelle doit uniquement comprendre des modifications en lien avec les nouvelles souches.

Oui. La mise à jour d’un DMF / module 3.2.S peut être revendiquée en soumettant une modification Q.I.z « Autre modification de la qualité du principe actif » de type II. Tous les chapitres mis à jour du module 3.2.S et tous les paramètres modifiés doivent être énumérés en détail dans la comparaison « État actuel » vs « Proposition ».

Cette modification doit être soumise au titre d’une modification Q.IV.1.z (modification de type IA).

Les modifications rédactionnelles du module 3 peuvent être soumises à titre d’« Autre modification » Q.z de type IA (voir aussi le Guide complémentaire Exigences formelles, chapitre 3.12).

Oui, cela est possible tant que les spécifications du récipient en verre restent les mêmes. La demande présentée doit être accompagnée d’une justification ou d’une attestation selon laquelle il n’existe aucun risque d’incompatibilité entre la préparation concernée et le récipient en verre, comme cela peut notamment être le cas avec les formulations contenant des sels de phosphate, de citrate, de gluconate ou de tartrate ou des séquestrants comme l’EDTA ou des formulations avec un pH alcalin, par exemple. De plus, il convient de confirmer que si le fournisseur/fabricant venait à changer dans le futur, des analyses de compatibilité entre la préparation et le récipient en verre seraient réalisées au cas par cas tel que décrit dans la « Production » du chapitre 3.2.1 Récipients de verre pour usage pharmaceutique de la Ph. Eur.

S’agissant des bouchons en caoutchouc des produits administrés par voie parentérale, il est prévu que le fabricant et/ou la désignation précise du bouchon spécifique au fabricant ainsi que les spécifications du bouchon soient indiqués au chapitre 3.2.P.7. Les bouchons peuvent présenter sur les points suivants des caractéristiques différentes susceptibles d’influer sur la qualité du produit fini :

• traitement de surface (bouchon recouvert de silicone ou de téflon, p. ex.) ;
• composition qualitative et quantitative (c’est-à-dire type de bouchon ; bouchon en caoutchouc butyle halogéné, p. ex.) ;
• dimensions (même des différences minimes peuvent nuire à l’étanchéité du flacon fermé).

Le chapitre 3.2.9 Fermetures en caoutchouc pour récipients destinés aux préparations parentérales aqueuses, aux poudres et aux poudres cryodesséchées précise en outre : « Le fabricant de la préparation doit obtenir du fournisseur la garantie que la composition de la fermeture ne varie pas et qu’elle est identique à celle de la fermeture utilisée lors des essais de la compatibilité. »

Par conséquent, une demande de modification Q.II.e.7.a de type IA peut uniquement être présentée pour supprimer du chapitre 3.2.P.7 les fabricants des bouchons en caoutchouc d’une forme pharmaceutique destinée à une administration par voie parentérale s’il est explicitement indiqué au chapitre 3.2.P.7 que seuls d’autres bouchons avec la même composition qualitative et quantitative et des spécifications identiques seront utilisés.

Vous pouvez vous reporter à la modification Q.I.b.3 « Changement d’un étalon ou d’une préparation de référence interne pour un principe actif biologique ».

Un CEP actualisé pour une héparine ne peut être présenté à titre de modification de type IA (Q.III.1.a.2) qu’en cas de changement de nom et/ou d’adresse du titulaire du CEP ou d’un fabricant du principe actif. Le site de fabrication et toutes les étapes de fabrication doivent rester les mêmes.

Pour les autres modifications de contenu du CEP, les règles sont les suivantes :

• étant donné que la matière première des héparines (héparines de bas poids moléculaire comprises) est d’origine animale, la condition 4 n’est pas remplie. Aussi faut-il cocher le type IB pour la modification Q.III.1.a.2 ;
• si une évaluation des risques quant à une éventuelle contamination par des agents adventices est requise, il faut présenter une modification de type II (Q.III.1.b.5).

Les types de modifications qui peuvent être consignés dans ces protocoles dépendent de la complexité du médicament et de son procédé de fabrication, ainsi que des connaissances acquises à ce sujet par le titulaire de l’autorisation. Il n’est donc pas possible d’établir une liste des modifications acceptables.

Un PACMP ne peut pas être soumis pour un médicament biologique pour lequel des données non cliniques / cliniques sont requises dans le cadre de l’étude de comparabilité.

Les modifications qui conduisent à une extension d’autorisation (voir le Guide complémentaire Modifications et extensions d’autorisations HAM) ne peuvent pas non plus faire l’objet d’une demande sous forme de PACMP.

Oui. Il est envisageable de soumettre les modifications complexes y afférentes dans le cadre d’une seule et même modification de type II Q.II.b.1.z – Ajout d’un site de fabrication du produit fini (PF) : changements dans le procédé de fabrication, la taille des lots et les contrôles en cours de fabrication en vue d’une adaptation aux caractéristiques du nouveau site de fabrication.

Les modifications complexes y afférentes présentées dans le cadre d’une modification de type II doivent toujours être clairement identifiées dans le formulaire de demande, avec une description claire de toutes les modifications correspondantes sous la rubrique « Description/Justification de la modification ». Toutes les modifications y afférentes doivent être énumérées dans le tableau « État actuel » / « Proposition ».

Les modifications concernant le PF qui ne sont pas directement liées à l’introduction du nouveau site de fabrication (p. ex. changement des excipients, des paramètres/limites de spécification du PF, du système de fermeture du contenant, y compris des fournisseurs) doivent être soumises dans le cadre de modifications supplémentaires.

En ce qui concerne  la procédure, les exigences et les restrictions relatives à la soumission d’un document PLCM, Swissmedic se réfère au document pertinent de l’EMA (Guidance on Product Lifecycle Management Document) ainsi qu’à la version actuellement en vigueur du formulaire Modifications et extensions d’autorisations HAM (types de variations Q.I.e.6 et Q.II.g.6).

Avant de soumettre un PLCM, Swissmedic doit être contactée dans le cadre d’une «réunion avant le dépôt de la demande» afin de clarifier les questions procédurales (ZL105_00_003 Guide complémentaire Meetings entre requérants et Swissmedic pour des procédures d’autorisation).

Si un site de fabrication ou de contrôle situé en Suisse est concerné par un PLCM, Swissmedic doit être contactée au préalable via un «Scientific GMDP Meeting» (I 321.AA.01 A05e Guide complémentaire Scientific GMDP Meetings for establishment licence holders). Dans ce contexte, il convient de clarifier comment la maturité et l’efficacité du système d’assurance qualité pharmaceutique (PQS) doivent être démontrées avant la soumission du PLCM.

Toute communication déjà existante avec l’EMA doit être fournie dans chaque cas.

L’entreprise demande les modifications suivantes dans le cadre d’une demande multiple :

C.6. a): Ajout d’une nouvelle indication thérapeutique ou modification d’une indication approuvée pour le germe D (type II) et

C.6. b): Suppression d’une indication thérapeutique pour le germe A (type IB).

Au total, les émoluments perçus correspondent à ceux qui seraient perçus pour une nouvelle autorisation du médicament, mais pour un montant maximal de CHF 30 000.

Non. Vous devez présenter une modification C.4 (type II) dans ce cas. La recommandation (Recommendation) du PRAC et le procès-verbal correspondant (Minutes) du PRAC constituent une documentation suffisante. S’il est disponible, il convient de joindre en plus le rapport d’évaluation (Assessment Report) du PRAC. Le cas échéant, la documentation correspondante du CMDh relative à la modification est également acceptée.

Les données attendues par Swissmedic sous « État actuel – Proposition » en cas de modifications des textes de l’information sur le médicament sont les suivantes :

• E.100: indication des rubriques modifiées
• C.2:     état dans l’« ancienne » information vs état dans la « nouvelle » information
• C.4:     indication des rubriques modifiées

Le formulaire Modifications et extensions d’autorisations HAM de Swissmedic indique désormais, au niveau des demandes correspondantes, les informations à fournir lors d’une modification des textes de l’information sur le médicament.

Non, il faut attendre la fin de la période d’exclusivité des données pour pouvoir déposer une demande d’adaptation à la suite de l’expiration de la période d’exclusivité des données dont bénéficiait le médicament ou la préparation de référence.

Il est possible de procéder à d’autres modifications rédactionnelles dans le cadre d’une modification C.4 de type II. Il n’est pas nécessaire de soumettre en plus une demande de modification E.100 de type IB dans ce cas.

Dans ce cas, aucune demande n’est nécessaire. La date de la mise à jour de l’information peut être modifiée de manière indépendante.

Si le médicament de référence n’est plus autorisé, chaque titulaire d’autorisation d’un PAC sans innovation encore autorisé est en principe tenu d’adapter lui-même les textes de l’information sur le médicament à l’état des connaissances scientifiques et techniques. Mais il est également possible de procéder à l’adaptation des textes de l’information sur le médicament sur la base d’un autre PAC sans innovation, dans la mesure où de nouveaux textes existent pour ce dernier.

Cette première demande d’adaptation doit être présentée en tant que modification C.2 a) de type IB.

Si, à l’avenir, les textes sont toujours harmonisés avec le même PAC sans innovation, les demandes qui suivront pourront être présentées en tant que modification de type IA_IN, sous réserve que les conditions fixées dans le formulaire Modifications et extensions d’autorisations HAM soient remplies.

Non. En vertu de l’art. 28 OMéd, le titulaire de l’autorisation est tenu d’adapter l’information sur le médicament, en permanence et spontanément, et d’en informer Swissmedic dans les meilleurs délais. Une demande C.2 a) doit être déposée à chaque modification de l’information sur le médicament de la préparation originale, autrement dit pour chaque date de mise à jour de l’information. Si les modifications apportées à la préparation originale se succèdent dans un bref laps de temps, il est également possible d’effectuer une demande multiple regroupant plusieurs modifications C.2 a). Il convient toutefois de veiller à ce que le délai écoulé depuis la date de mise en œuvre pour la première demande de type IA_IN ne dépasse pas un mois.

La soumission d’une mise à jour annuelle des DPP est obligatoire, il s’agit d’une charge énoncée dans la décision d’approbation de la demande d’autorisation. La mise à jour annuelle de DPP (hors modification) doit être envoyée avec une lettre d’accompagnement mais sans le formulaire Modifications et extensions d’autorisations HAM.

Les modifications de DPP doivent être soumises accompagnées du formulaire Modifications et extensions d’autorisations HAM.

Les mises à jour annuelles et les modifications d’un même DPP peuvent être envoyées en même temps et sont alors traitées comme une demande multiple.

Pour mieux différencier

• les modifications de DPP qui sont envoyées en même temps qu’une mise à jour annuelle
• de celles qui ne sont pas accompagnées d’une mise à jour annuelle, nous demandons aux entreprises de préciser* dans leur lettre d’accompagnement s’il s’agit :
  • de modifications de DPP avec mise à jour annuelle de DPP, ou
  • de modifications de DPP sans mise à jour annuelle de DPP.

Vous trouverez un article sur ce sujet dans le Journal Swissmedic 09/2018 (en page 827).

* En cochant la case correspondante dans le formulaire Modifications et extensions d’autorisations HAM

En principe, Swissmedic ne prévoit pas d’harmonisation avec les prescriptions de l’UE pour les DPP dans ce cadre.

Oui, indirectement puisqu’il y a maintenant en Suisse un « regroupement » selon la catégorie la plus haute en tenant compte des classifications des DPP d’après les modifications M1 – M16.

Pour chaque DPP, la demande soumise portant sur une ou plusieurs modifications est classée dans la catégorie la plus haute (type II, IB, IA/IA_IN) selon la classification des lignes directrices actualisées de l’UE* figurant au point « Q.V.a) DPP » ou « M. DPP ».

Exemple 1: deux modifications de type IA et une modification de type II sont soumises collectivement. L’ensemble de ces trois modifications doit faire l’objet d’une demande de type II.

Exemple 2: quatre modifications de type IB sont soumises collectivement. L’ensemble de ces quatre modifications doit faire l’objet d’une demande de type IB.

* Lignes directrices relatives aux caractéristiques des différentes catégories de modifications, au déroulement des procédures prévues aux chapitres II, II bis, III et IV du règlement (CE) no 1234/2008 de la Commission concernant l’examen des modifications des termes d’une autorisation de mise sur le marché de médicaments à usage humain et à la documentation à soumettre en vertu de ces procédures (C/2025/5045)

Non, Swissmedic n’est pas impliqué dans la procédure de certification de DPP de l’UE.

Celle-ci n’est pas applicable. Swissmedic n’a pas accès aux DPP enregistrés au niveau central dans l’UE.

À une demande de type II « Première inclusion d’un nouveau dossier permanent du plasma » [X.d).1].

a) Oui, c’est exact. Un dosage supplémentaire (plus élevé) correspond à une extension de l’autorisation 2.c) et peut être mis sur le marché sous le même nom commercial, en complétant ce dernier par une indication du dosage en mg/ml.

b) La mise sur le marché d’un nouveau dosage entraîne l’attribution d’un nouveau numéro de dosage (ancienne séquence) et, par conséquent, de nouveaux codes d’emballage pour les nouveaux emballages (voir à ce sujet le Guide complémentaire Modifications et extensions d’autorisations HAM, chapitre 9.2).

c) D’une manière générale, on peut dire qu’un nouveau numéro de dosage est attribué dans le cadre du même numéro d’autorisation lorsqu’aucune répercussion sur l’efficacité, les interactions, l’absorption, etc. n’est à prévoir. Toutefois, nous ne pouvons pas apporter de réponse définitive à votre question, car les informations disponibles sont insuffisantes.

Une extension d’autorisation qui nécessite l’attribution d’un nouveau numéro d’autorisation (conformément au Guide complémentaire Modifications et extensions d’autorisations HAM, chapitre 9, nouvelle forme pharmaceutique, p. ex.) peut être demandée à tout moment.

Les demandes d’extension de l’autorisation qui n’impliquent pas l’octroi d’un nouveau numéro d’autorisation (nouveau dosage de formes solides et semi-solides, p. ex.) peuvent être soumises dans le cadre d’une demande de première autorisation en cours (dépôt de documents supplémentaires pouvant retarder la première autorisation). Autre possibilité : la demande peut être présentée après la clôture de la procédure de première autorisation.

Une séquence 0000 peut uniquement être soumise lorsqu’un nouveau cycle de vie eCTD (eCTD Life Cycle) débute. C’est le cas lorsque l’on passe du format eDok/papier (avec ou sans baseline) au format eCTD pour une préparation existante ou pour les demandes de nouvelle autorisation. Pour les extensions d’autorisations, Swissmedic recommande de travailler avec le cycle de vie existant, en intégrant la nouvelle forme pharmaceutique, p. ex., dans celui-ci. Si l’extension de l’autorisation requiert de débuter un nouveau cycle de vie, il convient impérativement de consulter au préalable le Regulatory Management ou la division Operational Support Services.

Non. Pour classer les modifications et fixer les modalités de leur soumission, Swissmedic se base sur les directives correspondantes, c’est-à-dire sur le règlement (CE) n° 1234/2008 et sur les lignes directrices de la Commission européenne fondées sur ce règlement (voir à ce sujet l’art. 25, al. 1 de l’ordonnance sur les médicaments [OMéd, RS 812.212.21]).

Oui, ces médicaments peuvent être fournis aux drogueries avec les anciens éléments d’emballage (vignette C) pendant les délais de transition fixés dans les textes publiés. Toutefois, cela ne s’applique pas aux médicaments pour lesquels une mise en garde doit désormais être ajoutée sur l’emballage.

L’envoi automatique d’e-mails d’information reste en place comme auparavant.

Comme c’est le cas dans l’UE, le transfert d’une autorisation n’est pas considéré comme une modification, mais comme une « autre » demande (« Other »). Il appartient toujours au futur titulaire de l’autorisation de présenter la demande, qui doit parvenir à Swissmedic au moins trois mois avant la date prévue du transfert. Des informations plus détaillées sont disponibles dans le Guide complémentaire Transfert de l’autorisation.

La phrase que vous proposez ne doit pas être insérée dans les notices d’emballage, pour plusieurs raisons : Swissmedic a notamment cédé la responsabilité de la publication à une « institution sous la forme d’une fondation » (refdata). De plus, le libellé de la rubrique 16 de l’information destinée aux patients est fixe et doit être conforme aux prescriptions de l’annexe de l’OEMéd. Aucun complément n’est autorisé.

Le portail Swissmedic a été adapté et, en cas de demande multiple, toutes les modifications de la demande en question peuvent être consultées sous Application Type.

Pour classer les modifications et fixer les modalités de leur soumission, Swissmedic se base sur les directives correspondantes accessibles à tous, c’est-à-dire sur le règlement (CE) n° 1234/2008 et sur les lignes directrices de la Commission européenne fondées sur ce règlement (voir à ce sujet l’art. 25, al. 1 de l’ordonnance sur les médicaments [OMéd, RS 812.212.21]). Les conventions bilatérales conclues individuellement par l’EMA ou une autorité nationale avec un titulaire d’autorisation ne peuvent pas être prises en considération dans les demandes présentées à Swissmedic.

Il convient de déposer une demande multiple incluant deux fois l’extension d’autorisation 2.c) « Modification ou ajout d’un dosage », une fois l’ajout d’une nouvelle indication (C.6 a) « Ajout d’une nouvelle indication thérapeutique ou modification d’une indication approuvée » et une fois l’ajout d’une nouvelle voie d’administration (extension d’autorisation 2.e) « Modification ou ajout d’une voie d’administration », c’est-à-dire que la demande multiple comprend quatre modifications et qu’il faut cocher quatre cases dans le formulaire correspondant de demande de modifications. Les demandes multiples sont plafonnées à 30 000 francs.

Il convient de revendiquer une fois l’extension d’autorisation 2.d) « Modification ou ajout d’une forme pharmaceutique ».

Oui, ce coût est plafonné à 30 000 francs.

Les extensions d’autorisations correspondent aux « extensions » de l’UE et sont spécifiées au chapitre 1.6 Extensions d’autorisations de mise sur le marché de l’annexe 7 OEMéd. Les extensions d’indications sont considérées comme des modifications de type II.

En plus d’une demande de renonciation au médicament, vous devez présenter une demande de modification de type IB, C.7 a) Suppression d’une forme pharmaceutique, pour les médicaments restants qui sont concernés par l’information professionnelle commune.

Notez qu’une demande de renonciation à une préparation n’est pas une modification selon le formulaire Modifications et extensions d’autorisations HAM et ne peut donc pas être intégrée dans une demande multiple.

La renonciation à un dosage doit être soumise au titre d’une modification de type IB, C.7 b) « Suppression d’un dosage ». En cas d’information professionnelle groupée, la demande C.7 b) doit être déposée uniquement pour le médicament concerné (il est inutile de déposer une demande groupée).

Voir la réponse actualisée à la question n^o 7.8.

Il s’agit en l’occurrence d’une demande de modification Q.IV.1 a) : « Ajout ou remplacement d’une composante dispositif médical jointe au médicament dans l’emballage ou d’un dispositif médical mentionné dans l’information sur le médicament ». Vous devez également, dans le cas d’espèce, fournir la preuve du marquage CE et le certificat de conformité de l’UE du dispositif médical joint (voir aussi les informations sur les produits de combinaison publiées sur le site web de Swissmedic, sur la page : Informations). Cette modification implique une modification essentielle de l’information sur le médicament et/ou du texte d’emballage et correspond donc à une demande de type IB. Il n’est pas nécessaire de déposer une demande E.102 en plus.