Pile di scartoffie, addio!

Nel 2024 Swissmedic ha ricevuto circa 350 domande di omologazione per nuovi medicamenti. Il tutto in modo quasi impercettibile: alle aziende farmaceutiche basta infatti caricare elettronicamente sul portale di Swissmedic i loro documenti, che saranno poi esaminati (talvolta nell’arco di mesi) dai team delle varie divisioni. Senza più pile di scartoffie a ingombrare scrivanie e corridoi.

Fino a poco tempo fa, le domande di omologazione dei medicamenti arrivavano a Swissmedic su camion stracolmi di documenti cartacei. «Per ogni domanda ricevevamo fino a 1500 raccoglitori federali pieni di risultati di ricerche, giustificativi e formulari», ricorda Urs Niggli, responsabile della divisione Operational Support Services. Il suo team si occupa tra le altre cose della corrispondenza tra i richiedenti e Swissmedic, e di tutto ciò che riguarda la gestione documentale e l’amministrazione dei fascicoli, ossia tutti i documenti richiesti per le omologazioni, le autorizzazioni e la sorveglianza del mercato dei medicamenti. Oggi in formato digitale, un tempo su carta.

Digitalizzazione dal 2014

«15 anni fa, quando arrivavano i camion con le domande di omologazione, bisognava vagliare il prima possibile le montagne di documenti cartacei e conservarle – secondo la legge – per sempre», racconta Urs Niggli. Fino a sei persone addette alla gestione dei documenti prelevavano i raccoglitori dalle casse, registravano il tutto nel sistema e depositavano una copia di ogni documento nell’archivio di Zollikofen. Grazie a una perfetta «logistica dei carrelli» consentivano agli esaminatori e ai periti di Swissmedic di ricevere i documenti di volta in volta necessari. «Oggi un onere del genere è inconcepibile», prosegue Urs Niggli. Nel 2014 Swissmedic ha iniziato a digitalizzare i processi, e i tool digitali hanno progressivamente sostituito la carta che ormai è quasi sparita.

Secondo Urs Niggli, la trasformazione ha risvolti positivi anche sui processi di omologazione: «Grazie alla digitalizzazione, ora i documenti sono contemporaneamente accessibili a tutti i team, senza bisogno di spostare e distribuire fisicamente montagne di raccoglitori in tutta la sede, con grandi perdite di tempo». Oggi tutti i processi sono efficienti e trasparenti, con un portale digitale che permette alle aziende di monitorare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento delle loro domande di omologazione.

«15 anni fa una domanda di omologazione arrivava a Swissmedic su camion stracarichi di carta.»

Meno carta, più energia

Oggi l’archivio di Zollikofen è un cimelio storico dove Swissmedic conserva 29 chilometri di carta: due in più rispetto all’Archivio federale di Berna. Dopo la digitalizzazione si è registrato solo un minimo incremento del volume dei documenti. Nel 2016 è stato interrotto anche il «servizio carrelli». Nel frattempo, i documenti amministrativi sui medicamenti disponibili oggi sul mercato svizzero – per un totale di 1,5 chilometri – sono stati digitalizzati.

Quanto all’impatto ecologico, Niggli non è convinto che la digitalizzazione sia stata sostenibile: la gestione dei dati consuma molta energia.