La fin des montagnes de papier

Swissmedic a reçu quelque 350 demandes pour de nouveaux médicaments en 2024. C’est un processus silencieux et qui se produit à l’insu de tous, ou presque : une entreprise pharmaceutique soumet sa documentation à examen en la téléchargeant sur le portail de Swissmedic. Des équipes entières de plusieurs divisions travaillent ensuite dessus, parfois des mois durant. Sur les bureaux, plus de piles de papier, pas plus que dans les couloirs.

Il n’y a pas si longtemps encore, c’était par camions entiers que les demandes d’AMM parvenaient à Swissmedic. Des camions remplis à ras bord. « Pour chaque demande, il pouvait y avoir jusqu’à 1500 classeurs fédéraux pleins de résultats de recherche, de justificatifs et de formulaires », se souvient Urs Niggli, chef de la division Operational Support Services. Son équipe est notamment responsable de la gestion du courrier entre les requérants et Swissmedic. Et de l’ensemble de la gestion et du suivi des dossiers. Donc de tous les documents qui ont trait aux AMM, aux autorisations d’exploitation et à la surveillance du marché des médicaments. Aujourd’hui sous forme de fichiers, mais à l’époque sur papier.

Onze ans de dématérialisation

« Il y a 15 ans, lorsqu’une demande d’AMM arrivait par camion, il fallait trier le plus vite possible les énormes quantités de papier et – la loi nous l’impose – les stocker ensuite pour l’éternité », raconte Urs Niggli. Jusqu’à six membres du service de gestion des documents étaient nécessaires pour déballer les caisses pleines de classeurs, saisir le tout dans le système et classer une copie de chaque document dans les archives de Zollikofen. Grâce à une logistique bien rodée, ils apportaient en « wägeli » les documents nécessaires aux spécialistes de Swissmedic. « On ne peut même plus s’imaginer le travail que ça représentait », déclare Urs Niggli. Car, depuis que Swissmedic a lancé la dématérialisation de ses processus en 2014, les outils numériques ont presque entièrement remplacé le papier.

Cette mutation a aussi eu des effets positifs sur les procédures d’AMM, explique Urs Niggli : « Aujourd’hui, il va de soi que les dossiers doivent être accessibles simultanément à toutes les équipes – sans qu’il faille porter et distribuer des piles de classeurs à travers tout le bâtiment. » Maintenant, tous les processus sont efficaces et transparents – le portail numérique permet aux entreprises de savoir à tout moment à quel stade se trouve leur demande d’AMM.

« Il y a 15 ans, une demande générait des tonnes de papier, qui arrivaient par camions chez Swissmedic. »

Moins de papier, plus d’énergie

Les archives de Zollikofen sont un vestige du passé : Swissmedic y stocke 29 km de papier – soit deux km de plus que dans les Archives de l’État de Berne... Depuis la dématérialisation, la montagne de papier n’augmente presque plus. Même le service « wägeli » a été supprimé en 2016. Les dossiers administratifs des médicaments actuellement disponibles sur le marché suisse – 1,5 km de dossiers au total – ont entre-temps été numérisés.

Quant à savoir si la numérisation a été écologiquement responsable, Urs Niggli en doute. Car la gestion des données consomme beaucoup d’énergie.