Presentazione

Swissmedic 4.0 Inizio del viaggio digitale

Con l’iniziativa digitale Swissmedic 4.0, l’autorità svizzera di controllo dei medicamenti ha creato un contesto entro il quale trasformare in opportunità le esigenze in costante evoluzione dell’era digitale – uno spazio sperimentale in cui nei prossimi anni si affronteranno innovazioni e cambiamenti. A colloquio con i digital transformer Alexander Horst e Dominic Michel.

Premessa

A fine 2019, la direzione di Swissmedic è giunta alla conclusione che sforzi individuali e poco coordinati non fossero sufficienti a soddisfare le esigenze connesse a tutti gli aspetti della trasformazione digitale né a sfruttare le opportunità che ne derivano, riconoscendo la necessità di un approccio globale. Da tale constatazione è nato un gruppo di progetto con il compito di valutare le diverse possibilità ed elaborare una proposta su come procedere. È stata quindi creata un’unità organizzativa agile e indipendente composta da un team di cinque persone, tra le quali Alexander Horst e Dominic Michel. I due colleghi lavorano in Swissmedic dalla fine dello scorso anno e stanno portando avanti l’iniziativa digitale. «Non c’è un piano specifico suddiviso in fasi, ma procediamo in modo iterativo, per prove ed errori», afferma Alexander descrivendo la procedura. Dominic aggiunge: «È richiesta molta flessibilità in questa pianificazione continua, che rende il tutto appassionante e impegnativo al tempo stesso.»

«Procediamo in modo iterativo, per prove ed errori.»

Alexander Horst
Fase iniziale

L’iniziativa digitale è nella sua fase iniziale, che consiste sostanzialmente nell’integrare i collaboratori nei processi. «Cerchiamo di fornire informazioni sulle nostre attività in modo regolare e attraverso vari canali, affinché i collaboratori possano partecipare al processo di trasformazione», spiega Alexander. «I processi di cambiamento sono sempre accompagnati da paure e resistenze. Tuttavia sono convinto che, agendo in modo aperto e comunicativo, possiamo stimolare l’entusiasmo delle persone per le opportunità e le possibilità dell’iniziativa digitale», ag­giunge Dominic. In tempi di coronavirus, gli scambi personali sono passati un po’ in secondo piano: i workshop, le conferenze e le presentazioni in programma hanno dovuto essere posticipati o annullati. «Per noi, tuttavia, questa situazione si traduce in un’opportunità per sensibilizzare il personale sulle nuove possibilità di collaborare e comunicare», afferma Alexander.

Alexander Horst e Dominic Michel
Alexander Horst e Dominic Michel
La città di Berna di notte
Calendario e procedura

La direzione ha messo a disposizione del team di trasformazione un budget per i prossimi cinque anni, durante i quali far avanzare la trasformazione digitale. Oltre al team che opera in modo indipendente, sono stati nominati degli ambasciatori (per ogni settore) che identificano le sinergie intersettoriali e fanno emergere il potenziale di digitalizzazione. L’iniziativa digitale si concentra su tre ambiti di intervento: personale, organizzazione e tecnologia. Nell’ambito di intervento «Personale», saranno messe in primo piano le opportunità e le sfide della digitalizzazione a livello del personale, nell’ambito «Organizzazione» si tratterà di ripensare e riprogettare processi e strutture, mentre l’ambito «Tecnologia» sarà dedicato alla sperimentazione di approcci innovativi, come il machine learning o i big data.

Obiettivo

Il team di trasformazione indipendente deve recepire, analizzare ed elaborare i problemi. Successivamente si tratta di implementare le soluzioni proposte e di ritrasferire le conoscenze acquisite all’interno dell’organizzazione. Swissmedic 4.0 lavora in modo agile e iterativo, con l’obiettivo di creare prototipi che possano essere presentati il più rapidamente possibile. Questo atteggiamento consente di imparare rapidamente dagli errori e di mettere costantemente in discussione i risultati. La decisione finale su quali conoscenze e risultati possono essere ritra­sferiti all’interno dell’organizzazione viene presa in stretta collaborazione con i settori specializzati e l’IT.

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