Premessa
A fine 2019, la direzione di Swissmedic è giunta alla conclusione che sforzi individuali e poco coordinati non fossero sufficienti a soddisfare le esigenze connesse a tutti gli aspetti della trasformazione digitale né a sfruttare le opportunità che ne derivano, riconoscendo la necessità di un approccio globale. Da tale constatazione è nato un gruppo di progetto con il compito di valutare le diverse possibilità ed elaborare una proposta su come procedere. È stata quindi creata un’unità organizzativa agile e indipendente composta da un team di cinque persone, tra le quali Alexander Horst e Dominic Michel. I due colleghi lavorano in Swissmedic dalla fine dello scorso anno e stanno portando avanti l’iniziativa digitale. «Non c’è un piano specifico suddiviso in fasi, ma procediamo in modo iterativo, per prove ed errori», afferma Alexander descrivendo la procedura. Dominic aggiunge: «È richiesta molta flessibilità in questa pianificazione continua, che rende il tutto appassionante e impegnativo al tempo stesso.»
«Procediamo in modo iterativo, per prove ed errori.»
Alexander Horst
Fase iniziale
L’iniziativa digitale è nella sua fase iniziale, che consiste sostanzialmente nell’integrare i collaboratori nei processi. «Cerchiamo di fornire informazioni sulle nostre attività in modo regolare e attraverso vari canali, affinché i collaboratori possano partecipare al processo di trasformazione», spiega Alexander. «I processi di cambiamento sono sempre accompagnati da paure e resistenze. Tuttavia sono convinto che, agendo in modo aperto e comunicativo, possiamo stimolare l’entusiasmo delle persone per le opportunità e le possibilità dell’iniziativa digitale», aggiunge Dominic. In tempi di coronavirus, gli scambi personali sono passati un po’ in secondo piano: i workshop, le conferenze e le presentazioni in programma hanno dovuto essere posticipati o annullati. «Per noi, tuttavia, questa situazione si traduce in un’opportunità per sensibilizzare il personale sulle nuove possibilità di collaborare e comunicare», afferma Alexander.