Swissmedic 4.0 Destination : l’univers numérique

En adoptant l’initiative numérique Swissmedic 4.0, l’autorité suisse de contrôle des produits thérapeutiques, a posé les bases lui permettant d’exploiter les possibilités offertes par les exigences en constante mutation de l’ère numérique – un espace d’expérimentation dédié dans les années à venir aux innovations et aux changements. Alexander Horst et Dominic Michel, responsables de la transformation numérique, nous expliquent.

L’origine

Fin 2019, la direction de Swissmedic a constaté que les efforts (peu coordonnés) consentis étaient trop limités pour couvrir tous les aspects de la transformation numérique et tirer parti des possibilités offertes. Il fallait donc une approche globale – un groupe de travail a évalué différentes options puis élaboré une proposition sur la manière de procéder. Et une unité administrative autonome et agile a été créée. C’est dans cette équipe de cinq personnes que travaillent Alexander Horst et Dominic Michel. Tous deux ont rejoint Swissmedic à la fin de l’année dernière et s’emploient à faire progresser l’initiative numérique. « Nous n’avons pas de planning précis. Notre démarche est itérative et repose entièrement sur la méthode essai-erreur », explique Alexander Horst. Dominic Michel ajoute : « Ce type de planification glissante exige une grande flexibilité – ce qui est à la fois passionnant et stimulant. »

«Notre démarche repose sur la méthode essai-erreur.»
Alexander Horst

Le démarrage

L’initiative numérique en est à sa phase de démarrage. Cette étape consiste surtout à intégrer le personnel dans les processus. « Nous nous efforçons d’informer régulièrement de nos activités sur différents canaux, pour faire participer les collaborateurs au processus de transformation », explique Alexander Horst. « Les changements engendrent toujours des craintes et des résistances. Mais je suis convaincu qu’on peut générer de l’enthousiasme en communiquant ouvertement sur les chances et les possibilités offertes par l’initiative numérique », ajoute Dominic Michel. En temps de pandémie, les échanges personnels sont cependant limités. Ateliers, conférences et exposés planifiés, tout a été repoussé ou annulé. « Nous profitons de cette occasion pour sensibiliser le personnel aux nouveaux types de collaboration et de communication », précise Alexander Horst.

Le calendrier et la procédure

La direction a alloué à l’équipe un budget pour les cinq prochaines années. Pendant cette période, la transformation numérique doit donc s’accélérer. En plus de l’équipe autonome, une personne a été nommée par secteur pour identifier les synergies transversales et les domaines dans lesquels une dématérialisation est possible. L’initiative numérique se concentre principalement sur trois champs d’action : le personnel, l’organisation et les technologies. Dans le champ « Personnel », l’accent doit être mis sur les enjeux et les atouts de la numérisation pour les personnes, le champ « Organisation » prévoit de repenser et de remodeler les processus et les structures, et le champ « Technologie » est consacré à l’expérimentation d’approches innovantes telles que le machine learning et le big data.

L’objectif

L’équipe de transformation a pour mission d’aborder des problématiques pour les analyser et les résoudre. Cette étape franchie, elle met en œuvre les approches possibles et applique les connaissances acquises à l’organisation. La méthode itérative de l’initiative Swissmedic 4.0 mise aussi sur l’agilité, l’objectif étant d’élaborer au plus vite des prototypes susceptibles d’être présentés. Cette approche permet d’apprendre rapidement des erreurs et d’analyser les résultats obtenus. Il est ensuite décidé, en étroite collaboration avec les divisions spécialisées et la division Informatique, des résultats et des connaissances acquises qui seront mis en pratique.