Personale e finanze La diffusione della conoscenza

È un dato di fatto, Swissmedic è una cosiddetta brain organisation: «Fatta eccezione per il laboratorio, noi non disponiamo di veri e propri impianti, ma viviamo della competenza scientifica e metodologica dei nostri collaboratori, dei quali molti hanno un background scientifico», spiega Michael Renaudin, responsabile della gestione della conoscenza. E aggiunge: «Nel loro lavoro quotidiano, i nostri collaboratori decidono fondamentalmente da soli ciò che è importante, su cosa si devono concentrare e quali contenuti promuovere e sviluppare. Dispongono di un alto grado di responsabilità personale nel loro ambito di competenza.» Ma è altrettanto vero che per Swissmedic spesso non è facile stabilire se la conoscenza si trova al posto giusto e se è anche sufficientemente condivisa.

Progetto di gestione della conoscenza

È dunque giunto il momento che Swissmedic si occupi della gestione della conoscenza. Con una vasta gamma di misure diverse quali formazione specializzata o corsi per acquisire competenze personali e sociali nonché misure di accompagnamento e di consulenza, come il coaching o il mentoring. «Ci siamo posti l’obiettivo di sfruttare al meglio la risorsa della conoscenza. Da qui, già sei anni fa, è nata l’iniziativa della gestione della conoscenza. Abbiamo fondato una cosiddetta Community of Practice, una piattaforma per lo scambio di conoscenze. Si tratta di scoprire, insieme ai colleghi di tutti i settori, da dove proviene la conoscenza, cosa ne facciamo e come la gestiamo, la archiviamo e la valutiamo. Da ultimo, ma non meno importante: cosa dobbiamo realmente sapere e cosa no.» In tale contesto, Michael Renaudin parla anche di rilevanza: per i collaboratori è infatti altrettanto importante sapere se e quando semplicemente ignorare qualcosa.

Focus sui dirigenti

Nell’ambito del progetto, l’attenzione si è concentrata in particolare sui dirigenti. «In collaborazione con una società esterna, abbiamo già realizzato diversi programmi di sviluppo delle competenze manageriali e al centro di questi corsi di formazione già all’inizio vi erano gli stessi interrogativi: chi lavora qui e quali sono le sue esigenze? Quali richieste vengono fatte ai dirigenti? Di cosa hanno bisogno i «lavoratori della conoscenza» per svolgere la loro attività e come si fa a garantire che le conoscenze rilevanti arrivino al posto giusto?» L’obiettivo consisteva nel trasmettere ai dirigenti l’esigenza di conoscere bene i loro collaboratori e di interessarsi ai loro bisogni. «La conoscenza degli oggetti era chiaramente in secondo piano mentre erano molto più importanti i portatori di conoscenza, cioè le persone che lavorano da noi: come possiamo aiutare i nostri collaboratori scientifici a mettere a disposizione le loro conoscenze, a scambiarle, a collegarne i contenuti?» Per Swissmedic, gestire la conoscenza significa non solo tematizzare questo scambio, ma anche arrivare a un cambiamento nella sua applicazione quotidiana.

Trasformazione dell’ambiente di lavoro

La gestione della conoscenza può essere applicata in modo molto concreto, ad esempio in relazione alla progettazione dell’ambiente di lavoro nella Hallerstrasse. Al fine di garantire che i futuri concetti spaziali soddisfino le esigenze dei «lavoratori della conoscenza», la CoP per la gestione della conoscenza è stata integrata nel progetto sin dall’inizio. A tal fine Swissmedic ha creato nuove zone di lavoro in cui le persone possono incontrarsi e scambiarsi informazioni. Anche se ciò ha comportato la perdita di singoli uffici, ha anche creato nuove opportunità per consentire ai lavoratori di migliorare il loro networking. «Naturalmente ci sono state anche alcune reazioni spiacevoli, ma credo che siamo riusciti a trovare una soluzione ragionevole e accettabile », dice Renaudin, valutando positivamente il processo di trasformazione.

Lo sviluppo

Oggi, la CoP garantisce la possibilità di organizzare un trasferimento di conoscenze in caso di avvicendamento di personale. Si occupa della manutenzione del wiki interno, della formazione dei collaboratori o di interi team, oppure organizza formazioni, corsi o convegni interni sulla conoscenza. «Poiché abbiamo concentrato l’attenzione sulle persone, molti collaboratori si sono sentiti coinvolti e hanno partecipato attivamente ai progetti e alle misure », conclude Michael Renaudin, tracciando un bilancio positivo. «Molte di queste iniziative sono state un successo su cui possiamo costruire ancora oggi.»