Mit einer Community of Practice (CoP) startete Swissmedic eine Initiative zur Verbesserung des Wissensmanagements.
Fakt ist: Swissmedic ist eine sogenannte Brain Organisation: «Mit Ausnahme des Labors verfügen wir über keine eigentlichen Anlagen. Wir leben von der wissenschaftlichen und methodischen Kompetenz unserer Mitarbeitenden. Viele haben einen naturwissenschaftlichen Hintergrund», erklärt der Verantwortliche Wissensmanagement Michael Renaudin. Und ergänzt: «Bei der täglichen Arbeit legen unsere Mitarbeitenden grundsätzlich selber fest, was wichtig ist, wo ihr Fokus liegt und welche Inhalte sie fördern und weiterentwickeln. Sie verfügen über eine hohe Eigenverantwortung in ihrem Fachgebiet.» Tatsache ist aber auch: Für Swissmedic ist es oft nicht einfach festzustellen, ob das Wissen am richtigen Ort ist – und ob es auch genügend untereinander ausgetauscht wird.
Projekt Wissensmanagement
Höchste Zeit also für Swissmedic, Hand in Sachen Wissensmanagement anzulegen. Mit einer bunten Palette verschiedener Massnahmen: Mit fachlicher Weiterbildung, Kursen zu Selbst- und Sozialkompetenz sowie mit Begleitungs- und Beratungsmassnahmen wie Coaching oder Mentoring. «Wir haben uns vorgenommen, die Ressource Wissen möglichst optimal zu nutzen. Daraus entstand bereits vor sechs Jahren die Wissensmanagementinitiative. Wir gründeten eine sogenannte Community of Practice – eine Plattform für den Wissensaustausch. Es geht darum, gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen aus allen Bereichen herauszufinden, woher das Wissen kommt, was wir damit machen, wie wir es verwalten, speichern und bewerten. Und nicht zuletzt: Was müssen wir eigentlich wissen und was nicht.» Michael Renaudin verweist dabei auch auf die Relevanz. Für die Mitarbeitenden ist es nämlich genauso wichtig, dass sie wissen, wenn sie etwas einfach beiseitelegen können.
Hauptfokus Führungskräfte
Im Rahmen des Projekts wurde der Fokus speziell auf die Führungskräfte gelegt. «Wir haben mit einer externen Firma bereits mehrere Führungsentwicklungsprogramme durchgeführt und im Zentrum dieser Schulungen waren schon zu Beginn immer dieselben Fragestellungen: Wer arbeitet hier und wer hat welche Bedürfnisse? Und welche Anforderungen werden an die Führungskräfte gestellt? Was brauchen Wissensarbeitende, um ihre Arbeit auszuführen und wie stellt man sicher, dass das relevante Wissen am richtigen Ort ankommt?» Dabei ging es darum, den Führungskräften zu vermitteln, ihre Mitarbeitenden richtig kennenzulernen und sich für ihre Bedürfnisse zu interessieren. «Das Objektwissen stand klar im Hintergrund. Vielmehr ging es um die Wissensträger, also die Menschen, die bei uns arbeiten: Wie können wir unsere wissenschaftlichen Mitarbeitenden dabei unterstützen, ihr Wissen zur Verfügung zu stellen, es auszutauschen, die Inhalte zu verknüpfen?» Wissensmanagement bei Swissmedic bedeutet, diesen Austausch nicht nur zu thematisieren, sondern auch eine Veränderung in der Anwendung im Alltag zu erreichen.
Veränderung der Bürolandschaft
Wissensmanagement kann man ganz konkret anwenden: Zum Beispiel in Zusammenhang mit der Gestaltung der Arbeitsumgebung an der Hallerstrasse. Um sicherzustellen, dass die künftigen Raumkonzepte den Bedürfnissen der Wissensmitarbeitenden gerecht werden, wurde das CoP Wissensmanagement zu Beginn ins Projekt eingebunden. Zu diesem Zweck initiierte Swissmedic neue Arbeitszonen, in denen man sich treffen und miteinander austauschen kann. Dadurch gingen zwar Einzelbüros verloren, dafür konnten neue Möglichkeiten geschaffen werden, damit die Mitarbeitenden sich besser miteinander vernetzen. «Natürlich gab es auch einige unliebsame Reaktionen, aber ich denke, wir konnten eine sinnvolle und nachhaltige Lösung finden», schaut Renaudin positiv auf den Veränderungsprozess zurück.
Die Entwicklung
Die Community of Practice stellt heute sicher, dass bei Stellenwechseln ein Wissenstransfer organisiert werden kann. Sie unterhält das interne Wiki, sie schult Mitarbeitende oder ganze Teams oder sie organisiert Schulungen, Kurse oder interne Wissenskongresse. «Weil wir den Fokus auf den Menschen legten, fühlten sich viele Mitarbeitende angesprochen und nahmen aktiv an Projekten und Massnahmen teil», bilanziert Michael Renaudin und zieht ein positives Fazit. «Viele dieser Initiativen wurden zu einem Erfolg, auf dem wir bis heute aufbauen können.»