Swissmedic 4.0 Start der digitalen Reise

Mit der Digitalinitiative Swissmedic 4.0 schuf die schweizerische Heilmittelbehörde einen Rahmen, um die sich stetig verändernden Anforderungen des digitalen Zeitalters als Chancen zu nutzen – einen Experimentierraum, der sich in den kommenden Jahren mit Innovationen und Veränderungen befassen wird. Die digitalen Transformierer Alexander Horst und Dominic Michel geben Auskunft.

Ursprung

Ende 2019 kam die Geschäftsleitung von Swissmedic zum Schluss, dass die einzelnen, wenig koordinierten Anstrengungen zu kurz greifen, um allen Facetten der digitalen Transformation gerecht zu werden und die daraus resultierenden Chancen zu nutzen. Ein ganzheitlicher Ansatz musste her – eine Projektgruppe evaluierte verschiedene Möglichkeiten und erarbeitete einen Vorgehensvorschlag. Eine unabhängige, agile Organisationseinheit wurde ins Leben gerufen. Teil des fünfköpfigen Teams sind Alexander Horst und Dominic Michel. Seit Ende des vergangenen Jahres sind die beiden bei Swissmedic engagiert und treiben die Digitalinitiative voran. «Es gibt keinen konkreten Phasenplan, wir gehen iterativ vor – also ganz nach dem Motto: trial and error», äussert sich Alexander Horst zum Vorgehen. Dominic Michel ergänzt: «Bei dieser rollenden Planung ist viel Flexibilität gefordert – das ist spannend und herausfordernd zugleich.»

«Wir gehen nach dem Motto trial and error vor.»
Alexander Horst

Anfangsphase

Die Digitalinitiative befindet sich im Anfangsstadium. Ein wesentlicher Fokus dieser Phase liegt auf der Integration der Mitarbeitenden in die Prozesse. «Wir versuchen regelmässig und über verschiedene Kanäle über unsere Tätigkeit zu informieren – so lassen wir die Mitarbeitenden am Transformationsprozess teilhaben», erklärt Alexander Horst. «Veränderungsprozesse bringen immer Ängste und Widerstände mit sich. Ich bin jedoch überzeugt, dass wir die Leute mit einer offenen und kommunikativen Haltung für die Chancen und Möglichkeiten der Digitalinitiative begeistern können», fügt Dominic Michel an. In Corona-Zeiten kommt der persönliche Austausch etwas zu kurz. Geplante Workshops, Fachvorträge und Referate mussten verschoben oder abgesagt werden. «Für uns ist dies jedoch eine Gelegenheit, die Mitarbeitenden für neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Kommunikation zu sensibilisieren», blickt Alexander Horst zurück.

Fahrplan und Vorgehen

Die Geschäftsleitung stellte dem Transformations- Team ein Budget für die nächsten fünf Jahre zur Verfügung. In dieser Zeit soll die digitale Transformation vorangetrieben werden. Zusätzlich zum unabhängig agierenden Team wurden Botschafter (pro Bereich) definiert, welche Synergien bereichsübergreifend identifizieren und Digitalisierungspotenziale aufdecken. Der Fokus der Digitalinitiative richtet sich auf drei Handlungsfelder: Mitarbeitende, Organisation und Technologie. Im Handlungsfeld «Mitarbeitende» sollen personenbezogene Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung im Vordergrund stehen, im Handlungsfeld «Organisation» werden Prozesse und Strukturen neu gedacht und gestaltet. Das Handlungsfeld «Technologie» ver- schreibt sich dem Experimentieren mit innovativen Ansätzen wie zum Beispiel Machine Learning oder Big Data.

Ziel

Das unabhängige Transformations-Team soll Fragestellungen aufnehmen, analysieren und bearbeiten. Anschliessend gilt es, Lösungsansätze umzusetzen sowie die daraus gewonnenen Erkenntnisse in die Organisation zurückzutragen. Swissmedic 4.0 arbeitet agil und iterativ mit dem Ziel, möglichst schnell präsentierbare Prototypen zu erstellen. Diese Haltung ermöglicht, rasch aus Fehlern zu lernen und die Erkenntnisse stetig zu hinterfragen. In enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen und der IT wird schlussendlich entschieden, welche Erkenntnisse und Resultate sich in die Organisation transferieren lassen.